Wer sieht was in der Stallbetreiber Version der App?

Rollen & Rechte in der Stallbetreiber Version

In der App wird zwischen verschiedenen Rollen und damit verbundenen Zugriffsrechten unterschieden. Sie als Stallbetreiber sind der Entscheider, der diese Rollen & Rechte vergeben kann. Auch ein Vorarbeiter darf diese Rollen verändern. Absteigend im Umfang der Rechte in der App wird unterschieden zwischen den Rollen Inhaber, Vorarbeiter, Mitarbeiter, Aushilfe, Dienstleister und Stallgemeinschaft und Öffentlichkeit.

Unter dem Menüpunkt „Meine Nutzer“ / „Rollen & Rechte“ können Sie „Nutzer“ einladen. Das sind in der Regel Menschen, wie Ihre Mitarbeiter, Dienstleister oder Ihre Stallgemeinschaft. Über das grüne Symbol mit dem weißen „+“ Symbol am unteren linken Bildschirmrand laden Sie Nutzer ein. Tippen Sie das Symbol an, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers eingeben können. Zum Senden der Einladung tippen Sie auf „Nutzer hinzufügen“. Daraufhin bekommt der Nutzer eine E-Mail mit folgendem Einladungstext geschickt, sofern er noch kein Nutzer der App ist:

LOGO DIE PFERDE APP
Sie wurden von <IHR NAME> – <NAME IHRES BETRIEBES>) (z.B. Christina Terbille – Reitanlage Bonner Wald) eingeladen, die Pferde App zu nutzen!
Bitte vervollständigen Sie Ihre Daten unter folgendem Link: <LINK>
Falls Sie die Pferde App noch nicht auf Ihrem Smartphone oder Tablet installiert haben, können Sie sich diese entweder im App Store von Apple <LINK> oder dem Google Play Store <LINK> herunterladen.
Wir wünschen Ihnen viel Freude mit der App!
Ihr Pferde App Team

Ist der Adressat bereits Nutzer der App, wird Ihm / Ihr folgende E-Mail zugesandt:

LOGO DIE PFERDE APP
Sie wurden innerhalb der Pferde App von <IHR NAME> – <NAME IHRES BETRIEBES>) (z.B. Christina Terbille – Reitanlage Bonner Wald) eingeladen, Teil der Stallgemeinschaft zu werden!
Sie können sich nun in der App wie gewohnt anmelden und die Ihnen freigeschalteten Bereiche sehen. Ggf. ist ein abmelden und anmelden notwendig, damit Sie alle Bereiche angezeigt bekommen.
Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Freude mit der App!
Ihr Pferde App Team

Der eingeladene Nutzer, wird Ihnen zunächst hellgrün angezeigt und lediglich mit der E-Mail-Adresse, die Sie eingegeben haben (es sei denn der Nutzer war bereits in der App registriert; dann wird der Nutzer Ihnen hellgrün aber mit E-Mail-Adresse und seinem Namen angezeigt). Sie haben hier auch die Möglichkeit, die Rolle des Nutzers zu definieren, z.B. ob der Nutzer die Zugriffsrechte eines Vorarbeiters, einer Aushilfe oder einer Stallgemeinschaft haben soll. Sobald der User sich in der App registriert hat und die Einladung in der App in Ihren Betrieb angenommen hat, wird der Nutzer Ihnen in dunkelgrün und mit vollständigem Namen angezeigt (d.h. dem Namen, den der Nutzer in seinem Profil angegeben hat). Die Rolle des Nutzers können Sie jederzeit ändern. Damit der Nutzer die richtigen Rechte angezeigt bekommt, ist es ggf. notwendig, dass dieser sich einmal abmeldet und wieder anmeldet, wenn z.B. seine Rolle geändert wurde.

Einen Nutzer löschen können Sie ebenfalls unter dem Menüpunkt „Meine Nutzer“ / „Rollen und Rechte“ über den jeweiligen roten Papierkorb rechts neben dem Nutzer. Beachten Sie aber, dass Sie Nutzer nur löschen können, wenn Sie Online sind. Im Offline Modus ist dies nicht möglich.

Rechte der Rolle „Gast“ oder „Öffentlichkeit“

Die Rolle „Öffentlichkeit“ hat quasi jeder Nutzer der App, der sich diese heruntergeladen hat und sich als „Gast“ registriert hat, aber noch zu keinem Betrieb eingeladen wurde. Meldet sich ein solcher Nutzer in der App an, sieht er eine Übersicht aller Betriebe, die die App nutzen, und die unter „Mein Profil“ „öffentliches Profil“ aktiviert haben. Von diesen Betrieben sieht der öffentliche Nutzer dann lediglich die Kurzbeschreibung, die Fotos und die Anschrift, die unter „Stallprofil“ des Stalls hinterlegt wurde. Zusätzlich sieht der Nutzer Events, die der Stall eingestellt hat. In der heutigen Version ist es so, dass alle eingestellten Events, sobald der Betrieb unter „Stallprofil“ mit dem Schieberegler „öffentliches Profil“ öffentlich gestellt wurde, alle von ihm eingestellten Events von der Öffentlichkeit buchbar sind. Belegungspläne können heute nur maximal mit der Stallgemeinschaft geteilt werden. Zukünftig wird es auch möglich sein, diese der Öffentlichkeit zugängig zu machen.

Rechte der Rolle „Stallgemeinschaft“

Die Rolle „Stallgemeinschaft“ ist zur Interaktion mit allen am Betrieb aktiven Personen gedacht und ermöglicht, das gemeinsame Pflegen von Belegungsplänen (wie z.B. dem Longierzirkel oder ähnlichen Anlagen) sowie das Buchen von Events, die ggf. angeboten werden. Im Vergleich zur Rolle Mitarbeiter ist die Rolle der Stallgemeinschaft stark eingeschränkt. Die Startseite eines Mitglieds der Stallgemeinschaft enthält neben dem Datumsticker nur den Bereich „Meine Termine“. Hier werden vor Allem die in Belegungsplänen gebuchte Zeiten angezeigt. Auch das Menü ist bei dieser Rolle im Vergleich zu den Menüs der Mitarbeiter stark reduziert. Über „Mein Stall“ kommt das Mitglied der Stallgemeinschaft auf die im Betrieb angebotenen Belegungspläne, wo einzelne Zeiträume gebucht werden können. Hier können auch die angebotenen Events eingesehen und gebucht werden. Unter „Weitere Betriebe“ kann ein Mitglied der Stallgemeinschaft, wie auch die Rolle „Öffentlichkeit“, alle öffentlich verfügbaren Stallprofile der App nutzenden Betriebe finden.

Rechte der Rolle „Pferdebesitzer“

Die Rolle „Pferdebesitzer“ ist eine der neuesten in der App und eine etwas besondere Rolle. Sie ermöglicht es Ihnen, sich mit den Pferdebesitzern der Pferde über die App zu verknüpfen. Auf diesem Wege können die Pferdebesitzer von Ihnen definierte Services über die App buchen und Sie bekommen alle Anfragen sauber über die App.

Wie Sie Serviceanfragen annehmen, und was dann genau passiert, finden Sie im Kapitel „Services anlegen und verwalten“ auf S. 20.

Die Rolle „Pferdebesitzer“ beinhaltet neben weiteren Funktionen auch die Rolle „Stallgemeinschaft“ (d.h. auch diese Rolle kann Belegungspläne buchen und Events buchen). Zusätzlich zur Rolle Stallgemeinschaft, können Sie dem Pferdebesitzer ein oder mehrere Pferde zuordnen. Auf diese Weise sieht der Pferdebesitzer alle Aufgaben, die Sie zu seinem Pferd einstellen und er kann Sie zudem mit Services zu dem Pferd beauftragen (z.B. Longieren, Beritt…). Je Pferdebesitzer bekommen Sie zudem eine Abrechnungsübersicht angezeigt, die Ihnen die Umsätze für alle gebuchten Services aufaddiert. Auch sieht der Pferdebesitzer, sobald sie eine Aufgabe zu seinem Pferd erledigt haben (dann wird diese Aufgabe bei ihm grün gefärbt. Die Details zum Pferd sind sozusagen zweigeteilt. Es gibt Dinge, die Sie in die Details zum Pferd eintragen, die der Pferdebesitzer sieht, und es gibt andere Dinge, die der Pferdebesitzer nicht sieht.

Folgende Dinge sieht der Pferdebesitzer nicht: Die Details zum Pferd werden einmalig, im Moment der Verknüpfung für den Pferdebesitzer übernommen, wenn er das möchte, ab da pflegen sowohl Sie als auch er die Details zum Pferd separat voneinander. Das haben wir bewusst so entschieden, da es sein kann dass Sie dem Namen eine Ergänzung geben möchten (Flo 2 oder Flo „Terbille“). Die Standard-Ausrüstung, die sie im jeweiligen Pferd festlegen, sieht der Pferdebesitzer ebenfalls nicht. Ebenso wenig sieht er die Notizen, die Sie anlegen. Hier sind Sie also vollkommen frei.

Folgende Daten zum Pferd sieht der Pferdebesitzer: Er sieht den Futterplan und die Futteränderungen, die Sie vornehmen, er sieht bei sich im Kalender Aufgaben, die Sie zu seinem Pferd einstellen (auch Aufgaben, die Sie unabhängig von einer konkreten Serviceanfrage zu dem Pferd einstellen). Weiterhin sieht der Besitzer jeden Behandlungsbucheintrag, den Sie für sein Pferd vornehmen.

Um einen Pferdebesitzer verknüpfen zu können, muss dieser entweder noch in der Testphase der App sein, oder eines der bezahlten Abos abgeschlossen haben. Mit der Free Version kann ein Nutzer nicht zum Pferdebesitzer gemacht werden.

Um einen Nutzer zum Pferdebesitzer zu machen, müssen Sie ihn als erstes in der Nutzerliste (unter „Meine Nutzer“) suchen und seine Rolle in „Pferdebesitzer“ ändern. Ist diese Rolle ausgegraut, so hat dieser Nutzer bisher kein bezahltes Abo abgeschlossen und kann somit nicht zum Pferdebesitzer gemacht werden. Im Zweiten Schritt können Sie diesem Pferdebesitzer dann unter dem Menüpunkt „Pferdebesitzer“ ein oder mehrere Pferde zuordnen. Wählen Sie dafür den jeweiligen Pferdebesitzer aus der Übersicht aus und tippen Sie auf das „plus“ unten links am Bildschirmrand. Hier bekommen Sie alle Pferde in Ihrem Stall angezeigt und können hier beliebig viele Pferde auswählen. Drücken Sie „ok“ und schon sehen Sie die ausgewählten Pferde in der Übersicht für den Pferdebesitzer. Diese sind im ersten Moment noch grau hinterlegt, bis der Pferdebesitzer der Verknüpfung zugestimmt hat. Hierfür bekommt der Pferdebesitzer bei der nächsten Anmeldung eine Anfrage, ob er die Verknüpfung mit dem Pferd X annehmen möchte (ggf. ist hierfür eine Neuanmeldung notwendig). Er hat dann drei Möglichkeiten: Entweder er verknüpft das Pferd mit einem bereits bei ihm im privaten Stall angelegten Pferd (es ist möglich, dass er sich das Pferd bei sich in der App bereits angelegt hatte). Hierfür bekommt er alle von ihm bereits angelegten Pferde angezeigt und kann eines auswählen. Die zweite Möglichkeit ist, er legt das Pferd als neues Pferd an. Die dritte Möglichkeit ist, er wählt „Pferd ignorieren“. Die ersten zwei Fälle machen für Sie als Stallbetreiber keinen Unterschied. Beide Fälle führen zu einer erfolgreichen Verknüpfung des Pferdes mit Ihnen und dem Pferdebesitzer. Der dritte Fall „Pferd ignorieren“ führt zu einem Abbruch der Verknüpfung. Das heißt, das Pferd ist nach wie vor bei Ihnen ganz normal erfasst und die Verknüpfung ist nicht zustande gekommen. Hier kann aber die Verknüpfung noch mal neu erstellt werden, falls dies ein Versehen gewesen sein sollte.

Rechte der Rolle „Dienstleister“

Die Rolle des Dienstleisters ist für Nutzer, wie einen Schmied oder ähnliche Dienstleister gedacht. In der aktuellen Version der App kann ein Dienstleister, wie ein Mitarbeiter an die App angebunden werden und diesem können Aufgaben / bzw. Pferde zugeordnet werden. In der Rolle ist aktuell nicht viel mehr vorgesehen, als dass der Dienstleister seine Aufgaben unter „meine Aufgaben“ bei sich auf dem Smartphone / Tablet sieht und diese „abarbeiten“ kann. Der Dienstleister hat keine Zugriffe auf sonstige Stallinformationen und auch keine Einblicke in weitere Pläne. Seine Startseite ist stark reduziert und er sieht neben dem Datumsticker nur den Bereich „Meine Aufgaben“. Auch das Menü, dass der Dienstleister angezeigt bekommt ist stark reduziert. Ein Dienstleister hat ebenfalls keinen Zugriff auf die Pferdedetails und kann ansonsten nur die Informationen sehen, die auch ein öffentlicher Nutzer sehen kann. Für zukünftige Versionen der App werden noch zusätzliche Funktionen für Dienstleister geschaffen, die gezielt helfen, Dienstleistern Ihren Alltag zu erleichtern.

Rechte der Rolle „Aushilfe“

Die Rolle „Aushilfe“ ist für Mitarbeiter gedacht, die zwar Aufgaben zugeordnet bekommen sollen, aber die nicht jedes Detail am Betrieb sehen müssen. Eine Aushilfe sieht auf der Startseite die Bereiche „Meine Aufgaben“, „Übersicht“ und „Aufgaben für alle“, jedoch keine einzelnen Pläne. Das heißt eine Aushilfe sieht seine Aufgaben und die Aufgaben der anderen, kann Aufgaben als erledigt kennzeichnen (oder ablehnen), kann die Pläne aber nicht verändern bzw. neue Aufgaben einstellen. Im Menü sieht die Aushilfe unter „Mein Stall“ die Funktionen, die auch die Stallgemeinschaft sieht und kann so die Funktionen „Belegungspläne“ und „Events“ nutzen. Eine Aushilfe sieht auch die Übersicht der Pferde, und je Pferd eine eingeschränkte Sicht, nämlich lediglich Details zum Pferd, den Futterplan und die Standardausrüstung, hat jedoch nur lesenden Zugriff. Auch sieht die Aushilfe unter „meine Nutzer“ den Schichtplan, kann ihn jedoch nur einsehen und nicht bearbeiten. Den Futterplan sieht die Aushilfe ebenfalls nicht, das heißt diese Rolle sollte keinem Mitarbeiter zugeordnet werden, der mit dem Füttern beauftragt werden soll.

Rechte der Rolle „Mitarbeiter“

Die Rolle Mitarbeiter hat bereits deutlich mehr Rechte als die Rolle der Aushilfe. Bereits auf der Startseite der App sieht der Mitarbeiter neben „Meine Aufgaben“, „Übersicht“ und „Aufgaben für alle“ auch die drei Pläne „Bewegungsplan“, „Futterplan“ und „Sonstiges Plan“. Er kann jedoch in keinem der Pläne Änderungen vornehmen. Den Gesundheitsplan sieht die Rolle „Mitarbeiter“ nicht. Bekommt der Mitarbeiter jedoch eine Aufgabe im Gesundheitsplan zugewiesen, dann sieht er diese Aufgabe dennoch unter „Meine Aufgaben“ und kann sie wie gewohnt als erledigt kennzeichnen oder ablehnen.

Die Rolle „Mitarbeiter“ kann keinerlei Einstellungen für den Betrieb und die App vornehmen, d.h. er sieht wie die Rollen „Stallgemeinschaft“ und „Aushilfe“ auch nur „Mein Stall“ mit den Funktionen Belegungspläne und Events. Unter „Meine Pferde“ sieht der Mitarbeiter eine Funktion mehr, als die Aushilfe, nämlich neben Details zum Pferd, Futterplan und der Standard-Ausrüstung noch den Kalender zum Pferd. In dieser Rolle hat der Mitarbeiter zu den Details zum Pferd lesenden Zugriff und kann somit keinerlei Veränderungen in den Pferdedaten vornehmen. Unter „Meine Nutzer“ sieht der Mitarbeiter den Schichtplan, kann ihn jedoch ebenfalls nicht verändern.

Rechte der Rolle „Vorarbeiter“

Die Rolle „Vorarbeiter“ kann fast alle Funktionen der App nutzen: d.h. er / sie kann Pläne und Pferdedaten nicht nur einsehen, sondern auch bearbeiten (inkl. Behandlungsbuch und Notizen). Er / sie kann den kompletten Bereich „Mein Betrieb“ bearbeiten und einsehen und unter „Meine Nutzer“ den Schichtplan bearbeiten. Der wesentliche Unterschied zwischen der allumfassenden Rolle „Inhaber“ und der Rolle „Vorarbeiter“ ist, dass der Vorarbeiter keine Pferde löschen und hinzufügen darf (bereits angelegte Pferde kann er jedoch bearbeiten) und er / sie kann keine Nutzer hinzufügen, bzw. deren Rollen und Rechte bearbeiten.

Rechte der Rolle „Inhaber“

Diese Rolle beinhaltet alle Rechte. Der „Inhaber“ kann den Umfang der App, und das damit zusammenhängende Abo für den Stall verändern. Diese Rolle kann mehreren Nutzern zugewiesen werden. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass diese Nutzer dann ggf. das Abo der App und damit das Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter der Pferde App und Ihnen verändern kann. Die Verantwortung, wem Sie in Ihrem Betrieb dieses Recht einräumen, liegt bei Ihnen als Stallbetreiber.

Besondere Rollen mit Sonderrechten

Unter „Sonderrechte“ können Sie ein paar Themen von sich als Chef auf einen anderen Mitarbeiter übertragen. Es geht um zwei Sonderrollen, die in der App definiert werden können. Zum Einen die Rolle „Eskalationsmitarbeiter“ und zum Zweiten die Rolle „Empfänger für Serviceanfragen“.

Die Rolle „Eskalationsmitarbeiter“ gibt einem Ihrer Mitarbeiter, falls Sie die Rolle nicht selber wahrnehmen wollen, das Recht und die Pflicht, die Eskalations-Stufe für Aufgaben zu sein, die von Mitarbeitern oder Dienstleistern nicht erfüllt werden können, also abgelehnt haben. Das heißt, dieser definierte Mitarbeiter (nur möglich mit den Rollen „Inhaber“ und „Vorarbeiter“) ist verantwortlich, bei einer abgelehnten Aufgabe zu entscheiden, was mit dieser Aufgabe im Weiteren passieren muss, bzw. wie mit dem Kommentar des ablehnenden Mitarbeiters zu verfahren ist.

Beispiel: Ein Mitarbeiter am Stall bekommt die Aufgabe, ein Pferd auf die Weide zu bringen. Dem Mitarbeiter fällt auf, dass das Pferd lahmt und entscheidet, das Pferd im Stall zu lassen und lehnt bei sich in der App die Aufgabe „Weide“ ab mit dem Kommentar „Pferd lahm“. Es ist nun an dem Mitarbeiter, mit „Sonderrechten“, zu entscheiden, wie nun weiter zu verfahren ist (ob ein Tierarzt gerufen werden muss oder ob das Pferd dennoch auf die Weide darf). Der Mitarbeiter mit den „Sonderrechten“ findet die abgelehnten Aufgaben der anderen Mitarbeiter bei sich auf dem Smartphone / Tablet unter „Meine Aufgaben“ „abgelehnt“. Er sieht jedoch auffällig auf der Startseite, wie die anderen Mitarbeiter auch, ein orangefarbenes Dreieck mit Ausrufungszeichen, welches signalisiert, dass sich hier eine abgelehnte Aufgabe befindet, die hiermit an ihn / sie eskaliert wurde. In einigen Fällen wird er die Aufgabe ggf. einem anderen Mitarbeiter zuweisen müssen, oder er wird die Aufgabe selber erledigen und sich somit sich selber zuweisen, oder er kennzeichnet die Aufgabe als erledigt, oder er muss eine Folgeaktivität durchführen, wie im Beispiel den Tierarzt rufen.

Der Mitarbeiter, den Sie für die Rolle „Empfänger für Serviceanfragen“ definieren, erhält als einziger auf dem Hof die Serviceanfragen, die Pferdebesitzer zu Ihren Pferden stellen (sofern Sie als Stallbetreiber überhaupt in Ihrem Stall Services zur Buchung für Pferdebesitzer freigegeben haben). Weitere Details hierzu finden Sie im Kapitel „Services anlegen und verwalten“ auf S. 20.

Wichtig zu wissen ist, dass Sie diese Rollen jederzeit ändern können (zum Beispiel in Urlaubszeiten) jedoch kann gleichzeitig immer nur ein Nutzer diese Rolle in einem Stall einnehmen.